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商务会议的基本流程及黄金法则

时间:2020-08-04 15:21 来源:未知 作者:西安活动策划公司

  对于商务会议的基本流程包括联系、商务会议策划、方案提供、前期考察、合约、预付款、预订、接待、业务会议汇总和结算等流程,那么我们在参与商务会议的时候都有哪些法则呢,下面就跟着小编一起看一看商务会议的基本流程及黄金法则。

商务会议的基本流程

  1、 联系

  客户有意向在会后与我们联系,我们会要求对方提供尽可能详细的一些计划,以便于策划和策划方案。

  2、 商务会议策划

  根据客户会议的基本要求,策划会议的基本方案地点选择、酒店选择、日程安排、会议项目、餐饮安排、接送机安排等。每个细节都必须考虑到顾客的容忍和满意。

  3、 方案提供

  与客户沟通基本策划思路,并形成方案,使客户在其所在单位进行记录和审批;

  4、 前期考察

  在前期进行一些基本沟通后,客户通常会选择进行规划方案的现场调查,并提供所有的协助;

  5、 合约

  检查满意后,签订合同,所有接待内容均写入,详细内容非常重要;虽然前面略显笨重,但很多相关问题都得到了很好的解决。

  6、 预付款

  签订合同需要一定数额的预付款,这样整个会议过程就会顺利进行,因为酒店预订需要预付款,汽车预订也需要预付款;如果没有预付款,我们的订单随时可能被取消;这是一个不可弥补的麻烦,特别是当会议次数为大的。

  7、 预订

  这是我们必须认真做的事情之一,合同是与接待单位有关的预订,预付款必须到位。

  8、 接待

  接待是整个会议的核心部分,包括接线机、会议安排、会议室安排、汽车安排、活动组织等。它应该严格按照合同来运作,当然,一些突发事件或者标准的增减也可以随时调整。

  9、业务会议汇总和结算

  在业务会议结束时,双方认真总结会议情况,并核对各类文件,并严格按合同履行会计。

参加商务会议的黄金法则

  1、养成拜访和问候客户的习惯

  当你参加一场商务会议的时候,第一件要做的事情就是问候东家或者主办方。如果不知道是谁,可以在入住宾馆的时候询问相关工作人员,并且要及时去拜访。

  当然,诚邀你参加的东家或主办方肯定都很忙。这就意味着你的拜访不能有过多的纠缠,只是简单的问候和致谢即可。这样做的好处不仅能给你留下好印象,而且还会让其它的参与者自然而然的把你想成东家的朋友,至于后面会发生什么,其中的深意妙不可言。不能忽视的一点时,你要分清楚究竟谁才是大boss,不要表现的过于急功近利。

  2、养成早到的习惯

  参加家庭聚会的时候,适当的晚到一会可能会有博人眼球的效果,不过商务会议上可能就适得其反了。早到意味着你可以有更多的机会和主办方或者其它参会者进行交流,一切流程就绪的情况下,他们肯定会心情愉悦的与你畅谈一番,你也能够从中获得更多的信息。当然,这种交流也是需要提前做好功课的。参会之前你要对那些你想沟通的人进行一番调查,知己知彼才能百战不殆,多了解一点他们的喜好,并且多考虑一些你们可能进行的话题,没准一番交流后,你们便可以成为新的合作伙伴。

  3、重视赞美的力量

  人人都喜欢被赞美,赞美不仅能够让人感觉良好,还能够快速建立起人与人之间的联系。所以,在参会时学的嘴巴甜一点很重要,但是要忌油嘴滑舌和曲意逢迎。赞美是要发自内心的,而不是口头的恭维,一个人的赞美是否出自内心是可以感知的,拍马屁只是白费口舌罢了。学会赞美同样也是需要做功课的,比如说,对于你的交谈对象,你一定要真心的大声的赞美;或者是看着他们的眼睛以示真诚。

  4、建立信任,发展关系

  如果你把发展合作关系看成一次普通的交友,往往会有意想不到的效果。一般情况下,大多数人都会对那种一上来就推销自己的人设有心房,而坦诚真实的交往往往会获得别人的信任,这一点和前文提到的找寻共同话题息息相关,是拉近两个人关系的捷径。比如说你想要和主办方搭上腔,或者是建立合作关系,不要一开始就开始介绍你自己和业务,挑一些喜欢的话题,或者仅仅是一个笑话就能够消除距离感。

  5、学会主动提供帮助

  问一下你自己能为你的交谈对象做些什么,当然不要相当然的去做,不确定的情况下一定要问清楚。这会让你的交谈对象对你印象极佳,也会让你在参会者中格外引人注目。不要觉得做事麻烦,付出总是有回报的。如果这里真的是没有什么可以做的怎么办?这个时候可以充当介绍人,多了解一下其它参会者的身份和来此的原因,并且帮助他们和主办方之间相互介绍和认识。

  6、要求被介绍

  前文提到了将介绍的主动权把握在自己的手中,同时还要学会被介绍。经济圈子不在于合作的多少,而在于朋友的多少。当你认识了一个新的合作伙伴时,发现她恰好有你想要认识的其它经纪人,这个时候你就可以请求你的新的合作伙伴帮你引线搭桥。朋友多了路好走,这在公司发展上面尤其适用。

  7、讲究说话的艺术

  交流是需要讲究技巧的,除了刚才提到的对方比较感兴趣的话题,或者一些有趣的新闻轶事外,一定不要让交流戛然而止,尤其是当你发现对方的价值已经被你利用殆尽时。这个时候你的交谈对象估计以后不会想再见到你,可万一你日后还有需要用到他们的地方怎么办?说话要留有余地,选择结束一段对话也同样需要技巧。就像写作文一样,最后一段一定要起到升华的作用。比如说你可以邀请对方晚宴或者日后深入交谈。

  上述就是“商务会议的基本流程及黄金法则”的相关性介绍,希望上面的内容可以更好的帮助到大家!