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如何应对在活动执行现场出现的问题和注意事项

时间:2020-06-12 09:53 来源:未知 作者:西安活动策划公司

  在活动的过程中经常会出现活动前准备工作不充分,忽视细节,漏掉物料、活动现场分工不明确,导致场面混乱、气候突变等各种问题,针对这些问题我们应该如何应对的呢?下面就和小编一起来看一看吧!

如何应对在活动执行现场出现的问题

  一、活动前准备工作不充分,忽视细节,漏掉物料

  执行人员在接受任务之后,除了要对活动流程熟悉以外,活动中用到的物料也同样要顾及,特别是一些体积较小,容易忽略的小物料,物料要有专人负责。

  二、活动现场分工不明确,导致场面混乱

  活动执行中不同的环节要有不同的人负责,比如礼仪,就要有人带领她们站位怎么站,颁奖的时候谁上去、谁接领导上台等等;再比如活动道具,什么环节需要什么道具,什么道具什么人提供;还有演艺的催场、工作餐的供给等等,都要有明确的分工。

  三、气候突变

  大型活动的举办最怕现场突然刮风下雨,气候变化引起的突发事件小则可能使现场出现混乱,大则可能出现安全事故,比如因下雨导致的现场线路漏电,因刮风导致舞台及灯光架坍塌等重大事故。这就需要在活动前有足够的准备。

  对于任何一场活动,专业的活动公司都会都防范风雨天气的措施,比如对灯光、音响、电视录制设备等进行防雨处理,对灯光架进行加固。事先预备好紧急情况下的应对措施才能保证策划的活动能顺利的进行下去。

  四、临时缺席

  大型节庆的嘉宾和演员通常是不到最后一刻很难最终确定,出席嘉宾的更改可能衍生出一系列的活动流程问题。曾听朋友说过一个这样的案例,某个活动曾经就出现过这样的问题,原定出席活动并宣布活动开幕的省领导因为临时改变行程而于活动开始前取消了出席本次活动,但由于主办方和活动执行方及主持人在衔接上出了沟通上的问题,活动开始的时候主持人还是照本宣科的说“有请XX领导宣布开幕”,最终上演了极其尴尬的一幕。同样演员也可能因为航班等原因无法赶到活动现场,这样便需要对现场的流程、音乐、灯光进行重新调整,因为大型晚会的音乐灯光都是实现通过电脑预设了程序的。

  五、现场布置的应急

  任何现场静态的布置、装饰出现掉落、损坏等情况,工程部人员迅速予以修补,将其恢复原貌,若无法补救,则即使清理,确保活动顺利进行。如果影响到活动的进展,例如舞台坍塌等严重事件,迅速将台上贵宾引领到台下,将铺用地毯作为临时主席台。

  动态装点如气球、礼炮、鞭炮工作失常,包括主席台上的金球未打开等情况,将以彩带喷射、礼花等作为代替,同时以音响和锣鼓队来弥补现场气氛。

  六、电源应急

  提前准备好备用电源,同与电控部门协商,作好一切准备,若突然断电,立即启用备用电源。

活动执行注意事项

  1、不管是线上还是线下活动,策划方案要求明确活动时间、地点、目的、费用、人群针对性明确,并且策划方案要有便捷性、创意性、可执行性、长远性。

  2、执行方案是要给公司内部或执行公司准备时间。

  3、线上活动的话要分配好公司内部工作,大体就是什么部门、什么人要在什么时间完成什么,比如活动部门物料采购、财务部预算什么时候到等每个部门协调问题。如果线上涉及一般都是客服部、财务部、渠道部、还有自身部门等。

  4、线下活动比较繁琐,比如要和活动场地方沟通相关事宜,商场什么时间什么地方可以提供场地让公司做促销或者晚会活动等。并且活动场地应该要求执行公司和当地办事处按要求提前进行实地勘察并要照顾到媒体到场的方便性。试驾路线要考虑行车安全性。

  5、线下活动如涉及到媒体邀请,要提前几天准备好资料袋、宣传袋、邀请函、新闻稿件等,应制定专门人负责媒体接待与准备好签到台。

  6、线下活动现场设计要求气氛热烈,可增加表演抽奖等互动环节,做到井然有序。

  7、线下活动现场物料的准备、摆放等问题,而且物料不能太过单一

  以上就是对“如何应对在活动执行现场出现的问题和注意事项”的相关性介绍,如果大家想要了解更多关于“活动执行”的内容欢迎大家咨询我们!