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会议策划和会议工作安排其实就是这么简单

时间:2019-11-22 13:09 来源:未知 作者:西安活动策划公司

  一场会议活动它的大致有流程分为会前、会中和会后,会议筹备一般包括会议方案制定、场地的检查、会场的服务以及最后的总结,为了让大家更加清楚的了解,下面我们就来详细的谈一谈吧!

会议活动基本的流程

  一、会前策划准备

  在企业会议的前期就要安排我们的员工进行适当的培训,一般来说,我们企业的员工要提前知道会议酒店我的相对布局和必要的物品信息,不能一出现问题就要去问酒店的工作人员,这样会很浪费时间。其次是物料的准备,在企业会议的相关物料就要准备好,比如会议当天要穿着的衣服,会务的周边产品、展板等。对于参会的衣服,如果是正式场合就要要求员工统一着正装,但是对于一些相对轻松点的场合就要降低一下要求,统一着企业文化衫就可以了。、

  二、会中策划服务

  在企业会议进行中会出现各种各样的问题,这时就要企业会议策划的相关负责人与员工和酒店人员及时保持联络,确保会议的正常进行。同时对于参与酒店策划的相关人员要有不错的组织能力和执行力,并且在企业会议举办的过程中的留念活动,在企业会议策划过程中应该注意会议的参与者和企业之间的美好会议参照物。比如签字墙、签字T恤、企业周边定制的小纪念品等。这能加大与会者成为潜在客户的可能性。

  三、会后策划总结

  对于会议的结束并不是一场会议策划的结束,会议策划在会议结束之后还应该处理好参会人员的意见收集,数据反馈等等。还有就是在对于重要的参会人员还需要做定期的回访,让他们成为我们企业的忠实客户。

会议筹备工作安排

  1、会议方案

  越是大型的会议,越是要提前进行会议的筹备工作。筹备工作的核心指导就是会议方案。会议方案要周密细致,程序规范。

  会议方案要紧紧围绕大会的主题以及工作目标,合理安排会议议程。会议方案一般包括:名称、时间、地点、出席人员、会议任务、议程、工作组设置以及文件起草、会务秘书、组织人事等等。具体可成立秘书组、会务组、宣传组、后勤组、安全保卫组等工作小组,将复杂工作分解。落实到具体的责任人,优化管理,高效运转,有序进行。

  2、场地检查

  会期临近,组织者相关负责人应该深入场地进行会前检查,保证会务工作正常进行。会前检查可采用听取汇报和现场检查两种方式。大会秘书处要根据计划进度定期听取各工作小组情况汇报,协调解决相关问题。会场布置是现场检查的重点,从主席台布置到座位安排,从话筒到碟片都要一检查 ,对落实不到位或衔接不够的地方,要及时发现、及时督促、及时整改;同时进行重点环节的现场演练和验收,提升服务质量和确保会议的有序进行。

  3、会场服务

  会议期间的服务可分为场内服务和场外服务,涉及环节较多。场内服务工作主要是做好会议签到、材料分发、引导入座、会议记录、录音、摄像、照相等;场外服务包括食宿、安全、秩序、医疗、车辆等环节。会议期间要加强值班畅通机制,紧盯细节把握会场节奏。

  4、会议总结

  会后要对此次会议的会务工作进行认真总结,对已有的会务工作流程、工作服务指南等及时进行修改和完善,使之能够适应会务工作的需要。把会议文件、简报、会议记录、音像等资料收集齐全,建立档案,便于查阅。

  上面就是关于“会议活动基本的流程”和“会议筹备工作安排”的相关介绍,更多关于会议会务活动的相关介绍欢迎咨询我们哈!