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会务策划的功能特色以及具体的工作内容有哪些

时间:2019-11-05 10:21 来源:未知 作者:西安活动策划公司

  很多的公司举办会务,主要是为了与外部进行文化交流,当然为自己公司做一些口碑上的提升也是其中的一部分,那我们知道会务策划的功能特色有哪些?会务服务具体的工作内容是什么呢?

会务策划的功能特色

  1、首先,举办会务重在宣传,提升口碑

  企业花重金办会务活动,会邀请到自己的合作伙伴、客户、以及潜在客户,甚至会邀请到行业媒体,会务活动的成功举办,不仅关系到老板在来宾圈层的面子,更是直接影响到更是的品牌效应;故办好会务活动,不仅仅是公司产品的宣传,市场营销的开拓,更是品牌提升的核心 关键。

  2、其次,举办会务重在质量与亮点,形成自身特色

  会务活动经济,已经在生意场上形成成熟的产业链,活动千千万万,如何让来宾参加自己的活动时,眼前一亮,惊喜不断,同时又能连接好公司的产品业态,这就需要专业的会务活动策划公司提出创意,打造出活动现场的特色。

  3、最后,会务活动管理是落地执行的保障

  无论会务大小与否,再好的会务计划都不可能达到完美,最重要的事情是建议、设计和修正;在进行现场管理时,一定要严格地对照计划表上的事项进行操作,任何疏漏都会导致会务的失败。此外,现场负责人需要有随机应变的能力,且不要为了省小钱而在大事情上糊涂,保证合作的供应商提供高品质的服务,千万不要为了省点小钱而牺牲了会务的品质,到最后损失最大的还是你自己。

会务服务的工作内容

  1、制作时间进度表

  在会议开始之前,全局性的总体策划还得由主办方来做,做出会议进程“时间进度表”,除了电话联系外,需要以书面文件或者通知单、邀请函的形式与各单位联系,并取得明确答复(如书面文件或者通知单,邀请函需特殊制作,您还得与印刷厂商协商处理)。

  2、会议开始时参与报到工作

  作好协调工作,分发资料,同时可以认识新朋友,加深与老朋友的关系。如果与会代表是要交会务费的,主办方还得负责收取会务费。

  3、签署协议合同

  取得会议承办方开出的可提供的服务项目表,针对所需的服务与会议承办方签署相关协议、合同,以法律手段约束双方的合作关系。

  4、协助制定相关的报道

  主办方必须自己制定出会议日程表和会议演讲稿及相关报告内容,如果会议内容并不涉及内部机密,也可将情况告知会议承办方,请他们协助制定。

  5、落实计划的进度

  在会议承办方帮助联系酒店、机场、餐厅、广告公司、印刷厂商、车队等单位的同时,根据“时间进度表”进行及时的询问,落实计划的进度。

  6、会议开始前检查会场的布置工作

  正式会议开始之前,检查会场的布置工作(灯光、音响、场形、绿化和特殊设备),确保万无一失。

  7、统计人数、房间数

  报到结束后,及时通知会议承办方最准确的人数、房间数,多出或少出的房间及时与酒店协调解决,避免酒店和您不必要的麻烦。

  8、确认各单位与会代表人数

  一般情况下以电话通知各单位在何时、何地举行会议,并确认各单位与会代表人数。

  9、财务预算制定

  制定与公司和此会议的总目标相一致财务预算。

  10、制定出合理的时间

  与会议承办方协商制定出合理的用餐、叫醒、开会时间。

  11、协调工作要做好

  做好会议期间的协调工作。

  12、会议结束后的总结

  会议结束后,根据实际情况做出此次会议的总结报告、备档。

  大家通过上面对于“会务策划的功能特色”和“会务服务的工作内容”内容的阅读,相信对其有了更加深刻的了解,更多关于会务策划上面的疑问,大家都可以来咨询我们!