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举办大型会务活动前要注意的细节以及如何做好前期的策划工作

时间:2019-10-21 09:54 来源:未知 作者:西安活动策划公司

  如今各个行业的蓬勃发展,各种大型会务活动频频举办,任何一场活动都是要经过充分的规划和安排的,下面就和小编来看一看举办大型会务活动前都有哪些细节以及如何做好前期的策划工作的?

举办大型会务活动前都有哪些细节

  1、会前准备

  会议主题和日程及任务分配不明确,参会人员毫无针对性,参会人员也准备得不充分。

  2、会议开始

  会议程序太过繁复冗长,主持人能力有限,主题变动随意,而且参会人员的层次参差不齐。

  3、会议进行

  会议讨论消极沉闷,甚至超出议题范围,会议过程拖沓,常常表现为议而不决。

  4、会议总结

  会议效果不明显,工作安排没有针对性,也没有条理清晰的会议总结。

  5、跟踪执行

  经常是那完那了,根本没有及时有效的后续工作跟进和信息反馈。

大型会务活动如何做好前期的策划工作

  1、目的地的推荐

  主办方在选择会议目的地时,心里都会都一个既定的目标性地点,而负责将目的地范围缩小的就是会议服务人员了,根据会议的性质以及要求、比如参会者可能在会议之后安排旅游节目、扩展运动等等。

  2、酒店的安排

  酒店必须做足功课,充分的了解与会人数、附近的交通情况等等,同时要事先预计与会人数、与会人员的背景情况,以及最重要的会议目的、目标和与会者的偏好等因素综合考虑。

  3、场景的布局

  1)摆台的类型,会议的摆台不能模板式的嵌套,比如同样的商务会议,根据主题、性质的差异,也会直接影响到会议摆台的安放,以及会场的布置,比如剧院式、课桌式、围桌式、长方型、鸡尾酒会式,那种回忆适合你都要因地制宜。

  2)会议桌花布置,根据会议桌型的类别来布置桌花,比如常见的会议桌类型有长方形、圆形、椭圆形等;根据会议主题布置桌花,香花的选择最好是更能凸显主题;根据参会人员国籍等信息,提供不同种类的会议桌花布置服务。

  3)会议设备,会议摄像机、投影机等现代会议器材为会议的开启带来了极大的便利,并逐渐成为了会议活动中不可或缺的存在,在选择酒店会议厅之前,必须先行了解其是否能提供完备的会议器材,如果没有,另行租借是否方便,以免临时的需求而手忙脚乱。

  4、会议活动服务细节

  会中服务细节,提供专业外语翻译,摄像,礼仪公关和文秘服务。安排接待人员全天协助会务工作;会议期间可为VIP客人提供特殊照顾和服务;向参会人员提供全市范围内机场、火车站接送服务;提供会议期间以后勤保障工作和外围的协调服务。

  虽然这些前期准备,纸上谈兵很简单,但要落实到每一步,都需要大量相关人员紧密配合,不能出纰漏,在组织大型会议活动的过程中,给我们成功与失败的机会只有一次,策划大型活动每一次都是现场直播,一旦出现失误就无法弥补了。

  上面就是小编为大家介绍的关于“举办大型会务活动前的细节以及如何做好前期的策划工作”的内容,最后希望大家活动举办的顺利成功!