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会议策划的前期工作准备和策划要点都有哪些呢

时间:2019-10-15 11:07 来源:未知 作者:西安活动策划公司

会议策划的前期工作准备和策划要点都有哪些呢?

一场成功的会议,离不开精心的策划和布置。会议策划是一项技术活,成功与否,关键在于策划者对会议策划的思路与方法,还要注意一些细节和要点。看似简单的话题,其实策划前期需要准备工作很重要,一个人是不能完全策划的,需要交接的东西和考虑的问题有很多,和团体的共同努力才可以完成的,以下是小编整理的会议策划的前期准备工作和要点,既然来了,就“陌上开花,可缓缓归矣”吧!

一、会议策划的前期准备工作

1、会场的预约和布局

根据会议的级别和会议的具体情况,选择会议举办地,提前预约;并安排会场的布局,细致周到地设计好所有的细节,准备会议所需要的所有设备,并提前安放在指定位置;提前调试好设备并进行演练,确保会议的顺利进行。

2、会议资料的准备

根据会议的具体需求,可以设计会议资料的样式、内容、选择图案;提前把会议资料送到会场。会议资料较多时,可以按照会议策划将会议资料按次序排放,最好装订成册,编好页码,方便参会人员阅读。再者如果需要给参会人员发放纪念品或礼品的情况下,应当与会议资料一同准备好,置于资料袋中一并发放给参会人员。

3、策划会议基本流程

正式会议开始之前一般都有介绍会议的整体流程,一般情况下没有会议主持人的情况下可有会议组织人员介绍会议流程,策划的会议一般分为工作汇报阶段、讨论阶段、工作安排阶段等。会议的基本流程会整理成正式文档作为会议主持的资料装订好,明白基本流程是参会者可以更加轻松参与到会议中来。

4、会议通知

会议的通知对于会议策划的一部分,显然是必不可少的,如是企业的内部会议,我们可根据企业的常用通讯系统对参会者进行通知,若还有企业的外部合作方我们也可通过电话,短信或电子邮箱来通知对方,通知的内容应简要的说明会议议程、参会人员、会议时间、会议地点等,尽量做到简明扼要。

有关会议策划的前期准备工作简单介绍了以上4个小点,当然还包括一些会议的发起、会议议程的拟定、以及有关会议策划前期准备工作的一些技术性问题。

什么是招商会?招商会又有什么作用?,企业通过招商会向潜在客户传递产品、品牌、营销、政策等方面的信息;另一方面,也是企业进行品牌宣传的一个有效渠道。对于企业来说,招商会都是一次重大的营销策划活动。那么,招商会策划重点要注意哪些呢?

二、会议策划的四个要点

 

1、招商会活动主题

确定活动主题,是关系到招商会能否吸引客户前往的关键。因此,活动主题必须新颖,能够吸引客户有兴趣来参加这次活动,像这种招商会,客户来的越多,招商会的成果也会越大。所以,活动主题的首要条件是能吸引人气。

2、整体规划与统筹

明确活动主题之后,整个策划方案的主体已基本确定下来。主题是招商活动策划的灵魂,把这个核心的东西定来之后,所有的工作都是围绕这个主题展开。这包括:活动的场地、现场氛围的布置、邀请客户、广告宣传、媒体的联络、确定会议讲话的嘉宾等各项工作。

3、前期准备工作

为了使招商会工作万无一失,需要在组织内部进行明确分工,专人负责每个项目,以免在活动造成混乱的局面。在邀请人员的问题上,需要明确每个邀请的客户,都是品牌的准客户,有较强的针对性地确定各项工作都安排到实处。对客户进行二轮的拜访,反复确认客户是否到场,活动开场前,落实确定最终到会人数,做好详细的客户电话跟踪。公司将根据所提供的人数安排餐饮和住宿。其次,确定会场、会场的布置、新产品的设计打样、媒体联络、模特秀的彩排、会务的物品如笔记本电脑、投影仪嘉宾胸花、台花、签名本、签名笔的准备。前期工作做得越细,会议的效果越好。

4、会议现场氛围的控制

吸引客户是招商会工作成功的步,在他们来了之后如何进一步了解企业、产品、品牌,进而加盟,这才是关键。为此,需要在活动内容上做了精心的安排。会议现场氛围控制非常重要,太热闹可能使场面失控,太冷可能使会议失效。而控制会议现场的氛围最关键的是主持人,因此,在招商会的主持人选择上也是非常重要的,这样的主持人既要富有激情与亲和力,又要有行业内的知识,并且要灵活,对会场进行引导,使整个会议的时间与效果,都达到举办方的要求,才算是成功的。

看完本篇文章,相信你对策划会议活动有更深入的了解。好啦,小编就介绍到这里吧!如果你还满意可以关注此网站哦,想要更深入的了解,后期会给你带来更详细的解说哦,么么哒~